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 21-Gen-2014   Stampa la pagina corrente   Mostra la posizione di questa pagina nella mappa

Presentazione

La nostra Università, già a partire dal mese di gennaio 2013, ha dato avvio ad un percorso di miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi di lavoro che prevede, nella sua prima fase, l’attività di mappatura dei processi dell’ateneo e, nella fase successiva, la loro reingegnerizzazione al fine della razionalizzazione e dell'ottimizzazione delle performance: contestualmente o subito dopo si aprirà una terza fase mirata proprio ad una efficace gestione del rischio.

Per il raggiungimento degli obiettivi di cui sopra, è stato costituito un Comitato Guida di cui fanno parte il Direttore Generale, tutti i dirigenti e un capo Progetto che coordina una task force multidisciplinare appositamente costituita per lo svolgimento dell’attività di mappatura. Il lavoro di mappatura viene svolto con il coinvolgimento di gruppi composti da personale selezionato e rappresentativo di tutte le strutture dell’Ateneo ed è stato realizzato, inizialmente, su un ristretto numero di processi, individuati dal Direttore Generale e dai Dirigenti, che interessano trasversalmente una significativa parte delle strutture, con la prospettiva di estendere, in un secondo momento, il progetto alla totalità dei processi gestiti dall’ateneo.

La fase di mappatura consiste nell’inquadramento dei vari processi ovvero nell’individuazione, per ognuno di essi: degli input che danno avvio al processo, dei fornitori di questi input, degli output e dei clienti finali. Ogni processo viene poi rappresentato graficamente tramite dei diagrammi di flusso a matrice che evidenziano ogni attività procedurale in esso contenuta e i relativi attori.

Questo lavoro rende chiaro e immediatamente accessibile il flusso delle attività, dei processi decisionali e delle responsabilità che intervengono in ogni singolo processo, evidenziando i punti in cui si concentra l’esercizio di poteri discrezionali, i momenti di contatto con utenti esterni, i casi in cui sono consentite deroghe rispetto alle soluzioni ordinarie, la tipologia di utenza destinataria degli effetti del processo e la complessità di quest’ultimo.

Durante la fase di mappatura, oltre alla presa di coscienza e alla formalizzazione dei flussi di lavoro, vengono evidenziati i punti di criticità del processo e di mancanza di uniformità di procedure e comportamenti fra le varie unità organizzative. A ciò segue l’individuazione degli opportuni miglioramenti ai fini dell’efficacia e dell’efficienza del processo, unitamente all'omogeneizzazione delle attività di lavoro. Il risultato finale di questo lavoro è l’individuazione, e la sua rappresentazione grafica, del flusso di processo che l’amministrazione riconosce come “migliore” e riferimento univoco per tutti, ovvero quello che consente di ottimizzare le risorse fornendo il massimo valore aggiunto e che dà maggiori garanzie in termini di riduzione di errori e di difetti del processo e di prevenzione del rischio.

I flussi così individuati, dopo un periodo di sperimentazione, che prevede l’applicazione delle procedure nell’ambito di un selezionato numero di strutture di ateneo, vengono validati dal Comitato Guida ed estesi all’intero Ateneo con circolare del Direttore Generale. Da quel momento, le strutture ed il personale che operano sui processi in questione devono attenersi alle procedure individuate.

L’effettiva applicazione dei flussi verrà monitorata periodicamente tramite un’attività di audit interno che andrà a verificare la conformità delle procedure adottate nelle varie unità organizzative con quelle approvate dal Comitato Guida.

 
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