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 01-Ago-2014   Stampa la pagina corrente   Mostra la posizione di questa pagina nella mappa

Introduzione e guida alla lettura

Con la Circolare n. 38 del 23/12/2013 il Direttore Generale ha "rilasciato" i primi quattro Processi di Ateneo giunti a conclusione sia della fase di mappatura che di  quella di sperimentazione. "Rilasciare" è il termine con il quale si vuole indicare l'estensione dell'applicazione del Processo all'intero Ateneo. Tutte le strutture interessate alle attività regolate dal "Processo" devono, pertanto, attenersi strettamente alla procedura ed all'uso della modulistica previste.

Con la successiva Circolare n. 19 del 1/8/2014 è stato rilasciato anche il processo "Gestione delle fatture passive" per il quale sono previste le stesse regole di applicazione dei precedenti processi rilasciati.

"Protocollo", "Gestione delle presenze/assenze", "Approvvigionamenti" e "Reclutamento" sono, pertanto, i primi quattro Processi di Ateneo ad essere rilasciati; ne seguiranno gli altri otto mappati: "Missioni", "Edilizia", "Internazionalizzazione", "Gestione delle carriere studenti", "Supporto all'offerta formativa", "Supporto alla valutazione della didattica", "Gestione aule e calendari didattici" e "Comunicazione, web marketing e comunicazione integrata".

Il progetto, tuttavia, prevede l'estensione ad altre attività/processi che sono stati segnalati dai Dirigenti e dai Responsabili delle strutture dipartimentali; in tal modo si intende gradualmente mappare e reingegnerizzare la maggior parte dei processi Amministrativi del nostro Ateneo.

Una volta "rilasciato", il Processo viene seguito e monitorato dal Referente di Processo il quale, con il supporto dell'Ufficio Audit e Studi Organizzativi, segue l'applicazione dei flussi e della modulistica, con l'obiettivo di mantenere costantemente aggiornato l'intero Processo.

Periodicamente saranno previste attività di auditing presso le strutture, a cura dell'Ufficio Audit e Studi Organizzativi, il cui fine è principalmente quello di creare un momento di confronto fra ciò che è stato rilasciato e la sua concreta applicazione oltre ad individuare azioni per il superamento di eventuali difficoltà riscontrate. Tutto ciò sarà effettuato nell'ottica di migliorare continuamente i servizi forniti agli utenti.

 

Istruzioni per la lettura dei flussi

Ciascun Processo rilasciato, nella sezione appositamente dedicata, è dotato della/e carta/e d'identità dove sono riportati i dettagli dell'intero processo ed i sottoprocessi in esso compresi. Sono, altresì, descritti gli indicatori di processo necessari per misurare l'andamento delle attività e monitorarne il buon funzionamento.

I diagrammi di flusso sono la rappresentazione grafica della sequenza di azioni da svolgere così come scaturenti dalla normativa vigente e dall'organizzazione interna. essi presentano una struttura a matrice nella quale alle attività da svolgere (cosa si fa) corrispondono le responsabilità delle azioni (chi le fa). I diagrammi sono completati dalle note riportate nell'ultima colonna a destra di ogni singolo flusso.

Il linguaggio dei diagrammi può essere così sintetizzato:

  • il tondo rappresenta le fasi di inizio e fine
  • il quadrato rappresenta le attività da svolgere
  • il rombo rappresenta le attività soggette a condizione, quelle per le quali,cioé, è possibile percorrere strade alternative.

La sezione è completata dalla presenza dei modelli da utilizzare oppure da link che rimandano a pagine dove è disponibile la modulistica idonea per il processo.

 

Il Referente di Processo

Obiettivo del ruolo

Segnalare le esigenze di aggiornamento della mappatura del processo e proporre eventuali interventi di miglioramento e/o di reingegnerizzazione. Analizzare e rendicontare le caratteristiche generali di funzionamento del processo.

Attività

- Analisi e sintesi delle informazioni e dei dati derivanti dalle azioni di audit, di customer satisfaction e dagli indicatori di processo

- Riesame del processo sulla base dei dati raccolti e evidenziazione delle criticità ed azioni di miglioramento

- Proposta delle modifiche ritenute necessarie per il continuo aggiornamento della mappatura del processo nell'ottica del suo allineamento alle variazioni normative, organizzative e funzionali. nell'espletamento di tale attività si devono tenere in considerazione anche le segnalazioni provenienti dalle strutture

- Partecipazione alle riunioni e collabora con l'Ufficio Audit e Studi Organizzativi per ogni aspetto relativo alla gestione del processo.

Supporto

Nello svolgimento delle attività il Referente di Processo è coadiuvato dall'Ufficio Audit e Studi Organizzativi. Qualora necessario il Referente di Processo può essere supportato anche dal gruppo che ha effettuato la mappatura del processo o da altri gruppi appositamente costituiti e composti da personale competente sulla materia.

Durata dell'incarico e nomina

Il Referente di Processo viene nominato dal Direttore Generale. Di norma la durata dell'incarico è di un anno solare. Il Referente di Processo è individuato in una o più persone (il numero dipende dalle peculiarità del processo) cui sia riconosciuta una consistente conoscenza e padronanza del processo (Leadership per competenza) prevedendo un'opportuna rotazione.

 
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